Vanaf 2026 wordt e-facturatie in Vlaanderen verplicht voor bedrijven die zakendoen in een B2B-context. Dit besluit van de Vlaamse overheid maakt deel uit van een bredere Europese trend om administratieve processen te digitaliseren en efficiënter te maken. Maar wat betekent dit precies voor jouw onderneming, en hoe kun je je voorbereiden?
Wat is e-facturatie?
E-facturatie, of elektronische facturatie, is het proces waarbij facturen digitaal worden uitgewisseld in een gestructureerd formaat. Het gaat verder dan het simpelweg verzenden van een PDF per e-mail. Echte e-facturen worden opgesteld in gestandaardiseerde formaten, zoals UBL (Universal Business Language), en verstuurd via beveiligde netwerken zoals PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line).
Waarom e-facturatie?
De Vlaamse overheid zet in op e-facturatie om efficiëntie te verhogen, kosten te besparen, fraude te verminderen en duurzaamheid te bevorderen. Digitale facturen zijn sneller te verwerken, minimaliseren fouten, besparen op papier en administratieve handelingen, en maken het moeilijker voor fraudeurs om valse facturen in omloop te brengen.
Voor wie is e-facturatie verplicht?
De nieuwe verplichting geldt voor alle Belgische btw-plichtige bedrijven die actief zijn in een B2B-context, leden van btw-eenheden en Belgische vaste inrichtingen, en btw-plichtige leveranciers en afnemers, tenzij zij onder specifieke uitzonderingen vallen. Uitzonderingen zijn btw-plichtigen die uitsluitend vrijgestelde handelingen uitvoeren, leveranciers die onder een forfaitaire regeling vallen, en bedrijven die failliet zijn verklaard.
Hoe werkt e-facturatie?
Om te voldoen aan de nieuwe regelgeving, moeten bedrijven hun facturen versturen via een beveiligd netwerk zoals PEPPOL. Dit betekent registratie op PEPPOL, het opstellen van gestructureerde facturen in een gestandaardiseerd formaat zoals UBL, en automatische verzending en verwerking via het netwerk. Facturen worden direct naar de ontvanger gestuurd, die deze eenvoudig in zijn of haar boekhoudsoftware kan verwerken.
Voordelen voor jouw bedrijf
Hoewel de verplichting misschien als een extra last aanvoelt, biedt e-facturatie veel voordelen: snellere betalingen doordat digitale facturen sneller ontvangen en verwerkt worden, tijdwinst door minder handmatig werk en minder kans op fouten, kostenbesparing door vermindering van papier- en verzendkosten, en compliance met de nieuwe wettelijke eisen.
Hoe kun je je voorbereiden?
Analyseer je huidige facturatieproces en breng in kaart welke systemen je gebruikt en hoe je facturen opstelt en verstuurt. Kies de juiste software die compatibel is met PEPPOL en de UBL-standaard ondersteunt. Schakel eventueel een specialist in die je helpt bij de implementatie en training van je team. Test je nieuwe proces zodat alles goed werkt voordat de verplichting ingaat.
Conclusie
De verplichting tot e-facturatie is een stap vooruit in de digitalisering van administratieve processen. Hoewel het enige aanpassingen vraagt, biedt het ook kansen voor bedrijven om efficiënter en professioneler te werken. Door nu al te beginnen met de implementatie, ben je klaar voor de toekomst en kun je de voordelen van e-facturatie maximaal benutten. Meer weten? Neem contact met ons op voor hulp bij de implementatie van e-facturatie in jouw bedrijf.
De verplichte e-facturatie vanaf 01/2026 leek in eerste instantie een hele uitdaging, maar dankzij Websync was alles snel en zonder stress in orde. Het systeem is ontzettend gebruiksvriendelijk: facturen en offertes beheren gaat moeiteloos, en de automatische mails zorgen voor een vlotte opvolging. Leuk dat mails, facturen, offertes ook meteen gepersonaliseerd werden qua huisstijl, lay-out en inhoud.
M. De Lille